Partager un dossier de mails

Vous avez la possibilité de créer des dossiers de mails et de les partager entre utilisateur·ice·s. Ceci peut être utile si vous êtes plusieurs à traiter un sujet dont les réponses arrivent dans ce dossier.

Ainsi, si vous souhaitez que tous les mails correspondant au sujet X reçus et envoyés soient recensés au même endroit, optez pour la création de dossiers.

Pour créer un dossier, cliquez sur la roue dentée à droite de “Dossiers de mails” et choisissez “Nouveau dossier”.

Le dossier s'affiche à gauche de votre écran.

En cliquant sur la pointe noire, puis sur “Partager Dossier”, l'onglet ci-dessous apparaît : 1 - Saisir l'adresse mail de la personne destinataire

2 - Définissez le rôle de la personne qui reçoit votre dossier de mails, seulement visionner, ou Gestionnaire pour modifier le contenu de votre dossier, supprimer des mails et pouvoir répondre aux mails avec copie dans les mails envoyés (voir plus bas)

3 - Choisissez d'envoyer un mail pour prévenir la personne que vous avez partagé un dossier avec elle

4 - ATTENTION : la personne doit accepter le partage à la réception du mail (ou valider dans la liste des partages dans son profil)

Il peut être utile de vouloir envoyer les mails comme étant l’auteur de cette boite.

Pour cela, il faut configurer les préférences / Comptes de la messagerie pour autoriser l’utilisateur comme expéditeur : “Ajouter un délégué”.

Il sera alors possible de choisir l’expéditeur lors de la rédaction d’un message.

Par défaut une copie des mails est conservé dans le dossier des mails envoyés. Il est conseillé de conserver cette option activée pour que les mails envoyés soient visibles par tout le monde.

Ensuite, quand l'utilisateur rédigera un mail via Zimbra, il pourra choisir avec quelle adresse il écrit avec le menu déroulant en face de expéditeur :