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outils:gestionasso:import_adherents [2020/09/12 00:09] – faudiracoutils:gestionasso:import_adherents [2020/09/12 00:25] – faudirac
Ligne 1: Ligne 1:
-====== Import d'adhérents ======+====== Import d'adhérents depuis un tableau pré-saisi ======
  
 Il est possible d'importer des adherents depuis un tableau si les données sont bien structurées et bien exportées (format CSV spécifique). Il est possible d'importer des adherents depuis un tableau si les données sont bien structurées et bien exportées (format CSV spécifique).
Ligne 17: Ligne 17:
 Si la donnée de Garradin est considée comme **obligatoire**, elle devra être présente dans votre tableau. Si la donnée de Garradin est considée comme **obligatoire**, elle devra être présente dans votre tableau.
  
-La colonne "numero"  n'est pas indispensable et est gérée par Garradin.+La colonne "numero" n'est pas indispensable et est gérée par Garradin. 
 + 
 +==== Exemple de tableau préparé ==== 
 + 
 +{{:outils:gestionasso:tableau_adherents.png?nolink&1310x287}}
  
 ===== 2. Export du tableau ===== ===== 2. Export du tableau =====
Ligne 27: Ligne 31:
   * texte entre guillemets   * texte entre guillemets
  
-Utilisez [[https://libreoffice.org/|LibreOffice Calc]] (solution bureautique libre), « **Fichier** » / « **Enregistrer sous** » / et enregistrez-le sous un autre nom en laissant le « .csv » et en cochant la case « **Editer les paramètres du filtre** » en bas à gauche : \\ La fenêtre d’alerte suivante sera confirmée par « Utiliser le format Texte CSV ».+Utilisez [[https://libreoffice.org/|LibreOffice Calc]] (solution bureautique libre), « **Fichier**  » / « **Enregistrer sous**  » / et enregistrez-le sous un autre nom en laissant le « .csv » et en cochant la case « **Editer les paramètres du filtre**  » en bas à gauche : \\ La fenêtre d’alerte suivante sera confirmée par « Utiliser le format Texte CSV ».
  
 {{https://doc.zourit.net//lib/plugins/ckgedit/fckeditor/userfiles/image/outils/gestionasso/libreoffice_export.png?nolink&737x222}} {{https://doc.zourit.net//lib/plugins/ckgedit/fckeditor/userfiles/image/outils/gestionasso/libreoffice_export.png?nolink&737x222}}
Ligne 39: Ligne 43:
  
 {{https://doc.zourit.net//lib/plugins/ckgedit/fckeditor/userfiles/image/outils/gestionasso/libreoffice_export_options_csv.png?nolink&616x342}} {{https://doc.zourit.net//lib/plugins/ckgedit/fckeditor/userfiles/image/outils/gestionasso/libreoffice_export_options_csv.png?nolink&616x342}}
 +
 +===== 3. Sauvegarde =====
 +
 +Il est fortement conseillé de procéder au préalable à une sauvegarde complète de votre base de données de Garradin : **Configuration**  /** Sauvegarde et Restauration**  / **Sauvegarder et restaurer**  :
 +
 +  * Télécharger une copie de la base de données sur mon ordinateur : à stocker précieusement.
 +
 +<font inherit/inherit;;inherit;;transparent>Il sera possible de restaurer cette sauvegarde avec le bouton « CKGE_TMP_i Restaurer depuis le fichier sélectionné CKGE_TMP_i » à envoyer avec « CKGE_TMP_i Parcourir CKGE_TMP_i ».</font>
 +
 +===== 4. Import des membres =====
 +
 +Se rendre dans **Membres**  / **Import et export**  / **Importer** \\
 +Avec « **Parcourir**  » choisissez le fichier CSV que vous avez préparé (celui re-enregistré avec LibreOffice Calc et les options CSV particulières) et cocher « Ficher CSV de Garradin » . Cliquer sur **Importer**. \\
 +Si tout se passe bien Garradin vous confirme l’import et vos fiches sont visibles dans le menu « membres ».
 +
 +En cas d’erreur, l’import ne se fait pas du tout. Il faut alors trouver la cause de l’erreur : \\
 +Les en-têtes des colonnes doivent impérativement correspondre aux valeurs attendues par Garradin. \\
 +Recommencer votre export ou corriger votre fichier CSV avec LibreOffice Calc et ré-exporter-le à nouveau. Ce ficher CSV est un simple fichier texte qui peut être corrigé avec un editeur comme [[https://notepad-plus-plus.org/|Notepad++]] (éditeur de texte libre)
 +
 +Si vous rencontrez l’erreur suivante :
 +<code>
 +
 +Erreur sur la ligne 2 : La valeur du champ e-mail est déjà utilisée par un autre membre, or ce champ doit être unique à chaque membre.
 +
 +</code>
 +
 +Il faut modifier la valeur de référence de chaque membre qui doit être unique. Or ici plusieurs membres ont la même adresse e-mail (enfants, parents…). Il faut donc définir un autre champ comme étant le champ unique d’identifiant des adhérents (par un exemple un numéro affecté par Garradin). Rendez-vous dans « **Configuration**  » / « **Général**  » et modifier l’option :
 +  * Champ utilisé comme identifiant de connexion obligatoire : et choisir « Numéro de membre ».
 +
 +Vous pourrez alors réimporter plusieurs membres ayant la même adresse e-mail.
 +
 +<WRAP center round important 60%> \\
 +Dans ce cas, il ne faudra pas oublier d’utiliser votre numéro de membre comme « login » pour vous connecter la prochaine fois à Garradin, car c’est ce champ qui servira d’identification. \\
 +</WRAP>
 +
 +===== 5. Import complet depuis Framaforms =====
 +
 +Ci joint une {{:outils:gestionasso:gestion-asso-garradin-framaforms.pdf|procédure compléte détaillée}}  avec la création de formulaires de pré-inscription créés avec [[https://framaforms.org/|Framaforms]].