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outils:gestionasso:import_adherents [2020/09/11 23:11] – créée faudiracoutils:gestionasso:import_adherents [2020/09/12 00:39] – faudirac
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-====== Import d'adhérents ======+====== Import d'adhérents depuis un tableau pré-saisi ======
  
-Il est possible d'importer des adherents depuis un tableur si les données sont bien structurées (format CSV spécifique).+Il est possible d'importer des adherents depuis un tableau si les données sont bien structurées et bien exportées (format CSV spécifique) ([[https://fossil.kd2.org/garradin/wiki?name=Import+de+membres+en+CSV|Procédure détaillée originale]] sur le site officiel de Garradin). 
 + 
 +===== 1. Préparation de structure des données ===== 
 + 
 +Il faut au préalable s'assurer deconnaitre tous les noms des champs de votre [[:outils:gestionasso:personnaliser_fiche|fiche membre]]. 
 + 
 +Ces intitulés (nom unique) doivent correspondre aux en-tête de colonne de votre tableau, même si elles ne sont pas dans le même ordre. 
 + 
 +Aller dans **Configuration** / **Fiche des membres** pour voir ces colonnes. 
 + 
 +{{:outils:gestionasso:import_donnes_nomunique.png?nolink&436x605}} 
 + 
 +Elles doivent respecter le même format. Si une date est attendue, elle doit se trouver au format de date, idem pour une adresse e-mail ou un numéro de téléphone. 
 + 
 +Si la donnée de Garradin est considée comme **obligatoire**, elle devra être présente dans votre tableau. 
 + 
 +La colonne "numero" n'est pas indispensable et est gérée par Garradin. 
 + 
 +==== Exemple de tableau préparé ==== 
 + 
 +{{:outils:gestionasso:tableau_adherents.png?nolink&1310x287}} 
 + 
 +===== 2. Export du tableau ===== 
 + 
 +Le tableau doit être exportée en CSV avec les contraintes suivantes : 
 + 
 +  * Encodage = UTF-8 
 +  * séparateur = virgule 
 +  * texte entre guillemets 
 + 
 +Utilisez [[https://libreoffice.org/|LibreOffice Calc]] (solution bureautique libre), « **Fichier**  » / « **Enregistrer sous**  » / et enregistrez-le sous un autre nom en laissant le « .csv » et en cochant la case « **Editer les paramètres du filtre**  » en bas à gauche : \\ La fenêtre d’alerte suivante sera confirmée par « Utiliser le format Texte CSV ». 
 + 
 +{{https://doc.zourit.net//lib/plugins/ckgedit/fckeditor/userfiles/image/outils/gestionasso/libreoffice_export.png?nolink&737x222}} 
 + 
 +Et enfin, les paramètres suivants seront choisis avant de « Valider » : 
 + 
 +  * Jeu de caractères : Unicode (UTF-8) 
 +  * Séparateur de champ : , (virgule) 
 +  * Séparateur de chaîne de caractères : " (guillements doubles) 
 +  * Ne pas oublier de cocher : [x] Mettre entre guillemets toutes les cellules de texte. 
 + 
 +{{https://doc.zourit.net//lib/plugins/ckgedit/fckeditor/userfiles/image/outils/gestionasso/libreoffice_export_options_csv.png?nolink&616x342}} 
 + 
 +===== 3. Sauvegarde ===== 
 + 
 +Il est fortement conseillé de procéder au préalable à une sauvegarde complète de votre base de données de Garradin : **Configuration**  /** Sauvegarde et Restauration**  / **Sauvegarder et restaurer**  : 
 + 
 +  * Télécharger une copie de la base de données sur mon ordinateur : à stocker précieusement. 
 + 
 +<font inherit/inherit;;inherit;;transparent>Il sera possible de restaurer cette sauvegarde avec le bouton « CKGE_TMP_i Restaurer depuis le fichier sélectionné CKGE_TMP_i » à envoyer avec « CKGE_TMP_i Parcourir CKGE_TMP_i ».</font> 
 + 
 +===== 4. Import des membres ===== 
 + 
 +Se rendre dans **Membres**  / **Import et export**  / **Importer** \\ 
 +Avec « **Parcourir**  » choisissez le fichier CSV que vous avez préparé (celui re-enregistré avec LibreOffice Calc et les options CSV particulières) et cocher « Ficher CSV de Garradin » . Cliquer sur **Importer**. \\ 
 +Si tout se passe bien Garradin vous confirme l’import et vos fiches sont visibles dans le menu « membres ». 
 + 
 +En cas d’erreur, l’import ne se fait pas du tout. Il faut alors trouver la cause de l’erreur : \\ 
 +Les en-têtes des colonnes doivent impérativement correspondre aux valeurs attendues par Garradin. \\ 
 +Recommencer votre export ou corriger votre fichier CSV avec LibreOffice Calc et ré-exporter-le à nouveau. Ce ficher CSV est un simple fichier texte qui peut être corrigé avec un editeur comme [[https://notepad-plus-plus.org/|Notepad++]] (éditeur de texte libre) 
 + 
 +Si vous rencontrez l’erreur suivante : 
 +<code> 
 + 
 +Erreur sur la ligne 2 : La valeur du champ e-mail est déjà utilisée par un autre membre, or ce champ doit être unique à chaque membre. 
 + 
 +</code> 
 + 
 +Il faut modifier la valeur de référence de chaque membre qui doit être unique. Or ici plusieurs membres ont la même adresse e-mail (enfants, parents…). Il faut donc définir un autre champ comme étant le champ unique d’identifiant des adhérents (par un exemple un numéro affecté par Garradin). Rendez-vous dans « **Configuration**  » / « **Général**  » et modifier l’option : 
 +  * Champ utilisé comme identifiant de connexion obligatoire : et choisir « Numéro de membre ». 
 + 
 +Vous pourrez alors réimporter plusieurs membres ayant la même adresse e-mail. 
 + 
 +<WRAP center round important 60%> \\ 
 +Dans ce cas, il ne faudra pas oublier d’utiliser votre numéro de membre comme « login » pour vous connecter la prochaine fois à Garradin, car c’est ce champ qui servira d’identification. \\ 
 +</WRAP> 
 + 
 +===== 5. Import complet depuis Framaforms ===== 
 + 
 +Ci joint une {{:outils:gestionasso:gestion-asso-garradin-framaforms.pdf|procédure compléte détaillée}}  avec la création de formulaires de pré-inscription créés avec [[https://framaforms.org/|Framaforms]].