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Import d'adhérents depuis un tableau pré-saisi

Il est possible d'importer des adherents depuis un tableau si les données sont bien structurées et bien exportées (format CSV spécifique).

1. Structure des données

Il faut au préalable s'assurer deconnaitre tous les noms des champs de votre fiche membre.

Ces intitulés (nom unique) doivent correspondre aux en-tête de colonne de votre tableau, même si elles ne sont pas dans le même ordre.

Aller dans Configuration / Fiche des membres pour voir ces colonnes.

Elles doivent respecter le même format. Si une date est attendue, elle doit se trouver au format de date, idem pour une adresse e-mail ou un numéro de téléphone.

Si la donnée de Garradin est considée comme obligatoire, elle devra être présente dans votre tableau.

La colonne “numero” n'est pas indispensable et est gérée par Garradin.

Exemple de tableau préparé

2. Export du tableau

Le tableau doit être exportée en CSV avec les contraintes suivantes :

Encodage = UTF-8

séparateur = virgule

texte entre guillemets

Utilisez LibreOffice Calc (solution bureautique libre), « Fichier » / « Enregistrer sous » / et enregistrez-le sous un autre nom en laissant le « .csv » et en cochant la case « Editer les paramètres du filtre » en bas à gauche :
La fenêtre d’alerte suivante sera confirmée par « Utiliser le format Texte CSV ».

Et enfin, les paramètres suivants seront choisis avant de « Valider » :

Jeu de caractères : Unicode (UTF-8)

Séparateur de champ : , (virgule)

Séparateur de chaîne de caractères : “ (guillements doubles)

Ne pas oublier de cocher : [x] Mettre entre guillemets toutes les cellules de texte.

3. Sauvegarde

Il est fortement conseillé de procéder au préalable à une sauvegarde complète de votre base de données de Garradin : Configuration / Sauvegarde et Restauration / Sauvegarder et restaurer :

Télécharger une copie de la base de données sur mon ordinateur : à stocker précieusement.

4. Import des membres

Se rendre dans Membres / Import et export / Importer
Avec « Parcourir » choisissez le fichier CSV que vous avez préparé (celui re-enregistré avec LibreOffice Calc et les options CSV particulières) et cocher « Ficher CSV de Garradin » . Cliquer sur Importer.
Si tout se passe bien Garradin vous confirme l’import et vos fiches sont visibles dans le menu « membres ».

En cas d’erreur, l’import ne se fait pas du tout. Il faut alors trouver la cause de l’erreur :
Les en-têtes des colonnes doivent impérativement correspondre aux valeurs attendues par Garradin.
Recommencer votre export ou corriger votre fichier CSV avec LibreOffice Calc et ré-exporter-le à nouveau. Ce ficher CSV est un simple fichier texte qui peut être corrigé avec un editeur comme Notepad++ (éditeur de texte libre)

Si vous rencontrez l’erreur suivante :

Erreur sur la ligne 2 : La valeur du champ e-mail est déjà utilisée par un autre membre, or ce champ doit être unique à chaque membre.

Il faut modifier la valeur de référence de chaque membre qui doit être unique. Or ici plusieurs membres ont la même adresse e-mail (enfants, parents…). Il faut donc définir un autre champ comme étant le champ unique d’identifiant des adhérents (par un exemple un numéro affecté par Garradin). Rendez-vous dans « Configuration » / « Général » et modifier l’option :

Champ utilisé comme identifiant de connexion obligatoire : et choisir « Numéro de membre ».

Vous pourrez alors réimporter plusieurs membres ayant la même adresse e-mail.

Dans ce cas, il ne faudra pas oublier d’utiliser votre numéro de membre comme « login » pour vous connecter la prochaine fois à Garradin, car c’est ce champ qui servira d’identification.

5. Import complet depuis Framaforms

Ci joint une procédure compléte détaillée avec la création de formulaires de pré-inscription créés avec Framaforms.